Het valt niet te ontkennen. Iedereen heeft zo van die periodes dat zijn mailbox uitpuilt. Maar wat doe je eraan? Alles in één keer deleten en hopen dat er niets belangrijk tussen zat? Één per één gaan bekijken? Wat dacht je van ‘better be safe than sorry’?
Iemand in CC zetten? Denk twee keer na!
Hoe vaak krijg je mails binnen die rechtstreeks aan jou gericht zijn? En hoe vaak krijg je mails waar je in CC staat? We zetten vaak onnodig veel mensen in CC omdat we het gevoel hebben dat ze het maar beter kunnen weten, zodat er achteraf geen discussies kunnen ontstaan. Die denkwijze hebben veel mensen, jammer genoeg zorgt dit voor die overvolle mailboxen. Denk dus na of die persoon die je in CC wil zetten wel degelijk iets heeft aan je mail, als dit niet zo is doe je dit beter niet.
Vermijd te lange conversaties
Mail is niet de meest gepaste tool om pagina’s lange conversaties te voeren. Heb je het gevoel dat de conversatie te lang aansleept of dat er sprake is van miscommunicatie? Bel de persoon dan even op. Een telefoontje is snel en efficiënt. En niets staat je in de weg om achteraf per mail een korte samenvatting van je gesprek te sturen.
Plan een tijdstip in om mails te verwerken
Mails worden vaak onmiddellijk opengedaan wanneer ze binnenkomen, maar zelden onmiddellijk beantwoordt. Om dit te vermijden plan je beter een of meerdere vaste tijdstippen per dag in waarop je dan alle inkomende mails verwerkt. De mails die je daarna binnenkrijgt moeten dan wachten tot het volgende verwerkingsmoment.
Belangrijkste boodschap na de witregel
Wanneer de kernboodschap in het begin van de zin staat, gaat de lezer sneller weten welke actie er moet ondernomen worden. Plaats je dit meer naar het einde van de zin toe, dan loop je het gevaar dat de boodschap verloren gaat. Zorg er dus voor dat je een duidelijke boodschap hebt en dat je deze zeker vooraan elke alinea plaatst. Verdere informatie rond de kernboodschap kan uiteraard verder in de alinea uitgelegd worden.